Assistant(e) Opérationnelle - Promotion Immobilière

Dans le cadre du renforcement de notre organisation, nous recrutons un(e) Assistant(e) Opérationnel(le) / Assistant(e) d’Agence pour notre agence de Toulouse.

Le poste : Rattaché(e) à la Direction d’Agence et à la Direction Opérationnelle, vous assurez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif et la coordination des activités de l’agence. En appui des équipes programmes, techniques et commerciales, vous intervenez sur l’ensemble du cycle de vie des opérations, en garantissant la fiabilité des dossiers, la circulation des informations et le respect des délais.

Interface privilégiée entre les équipes internes et les partenaires externes, vous contribuez à la structuration des processus, à la coordination des intervenants et à la sécurisation des opérations, dans un environnement exigeant et multi-projets.

Environnement de travail

Le poste s’inscrit au cœur des équipes opérationnelles, avec des interactions régulières avec :

• Les Responsables et Directions de Programmes : suivi administratif des opérations, coordination interne, préparation des livraisons

• Les Responsables et Directions Techniques : appui au suivi administratif et organisationnel des chantiers

• Les équipes internes (Commerce, Marketing, Fonctions Support) : coordination et fiabilisation des informations

• Les entreprises, fournisseurs et prestataires : suivi des contrats, commandes, plannings et interventions

• Les clients et notaires : suivi administratif des dossiers dans le cadre de l’ADV

L’environnement se caractérise par :

• Une forte dimension opérationnelle et multi-projets

• Une diversité d’interlocuteurs

• La gestion simultanée de sujets administratifs, techniques et commerciaux

• Des enjeux de délais, de qualité et de conformité réglementaire

• Une nécessité de réactivité et d’adaptation face aux imprévus

Missions principales :

1. Assistanat programmes (immobilier d’entreprise)

• Assurer le suivi administratif des opérations (dossiers programmes, conventions, contrats, courriers)

• Constituer, mettre à jour et fiabiliser les dossiers opérationnels

• Assister l’équipe dans le suivi des plannings et jalons clés

• Préparer et suivre les comptes rendus de réunions

• Contribuer à la coordination des intervenants (internes et externes)

• Participer à la préparation des phases de livraison et à l’archivage des dossiers

• Alerter en cas d’écarts, retards ou incohérences

2. Assistanat technique (chantiers)

• Assurer la gestion administrative et logistique des chantiers (contrats, ordres de service, facturation, documentation)

• Participer au suivi des plannings et de l’avancement des opérations, en appui des équipes techniques

• Assurer la circulation des informations entre les différents intervenants

• Mettre à jour les reportings et outils de suivi

• Relayer les informations liées aux exigences de qualité, sécurité et standards techniques

• Identifier et remonter les points de vigilance

• Contribuer à la gestion des aléas administratifs et à la préparation des livraisons (réserves, DOE)

3. Assistanat ADV / commercial

• Assurer le suivi administratif des ventes (dossiers clients, pièces contractuelles, coordination avec les partenaires)

• Participer à la facturation et au suivi des encaissements

• Mettre à jour les outils de suivi commercial et tableaux de bord

• Assurer l’interface administrative entre équipes commerciales, clients et partenaires

• Contribuer à la qualité de la relation client et au traitement des demandes

• Participer à l’amélioration continue des process ADV

4. Support à l’agence et coordination interne

• Assurer un appui administratif transverse au fonctionnement de l’agence

• Gérer les moyens généraux (fournitures, équipements, prestataires)

• Être le relais avec le siège sur les sujets administratifs

• Faciliter la circulation de l’information entre les équipes

• Contribuer à l’amélioration des outils et des méthodes de travail

Compétences requises

Savoir (connaissances techniques)

• Environnement de l’immobilier et/ou du BTP (promotion, aménagement ou immobilier d’entreprise)

• Organisation et fonctionnement d’un chantier et d’une opération immobilière

• Notions d’administration des ventes, de gestion contractuelle et de suivi financier

• Bases en droit de la construction et en réglementation (sécurité, conformité)

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, outils collaboratifs)

• La connaissance d’outils métiers (PRIMPROMO, KALITI, SUBLIC) est un plus

Savoir-faire (compétences opérationnelles)

• Organiser, structurer et suivre des dossiers administratifs et techniques

• Coordonner des interlocuteurs multiples (équipes internes, prestataires, partenaires)

• Suivre des plannings et gérer des échéances dans un environnement multi-projets

• Mettre à jour et fiabiliser des outils de suivi et de reporting

• Prioriser les tâches et gérer les imprévus avec efficacité

• Communiquer de manière claire et structurée, à l’écrit comme à l’oral

Savoir-être (qualités humaines et professionnelles)

• Rigueur et sens de l’organisation

• Polyvalence et capacité d’adaptation

• Réactivité et gestion des situations urgentes

• Aisance relationnelle et esprit d’équipe

• Autonomie et sens de l’initiative (dans un cadre défini)

• Fiabilité, discrétion et sens des responsabilités

Profil recherché

• Formation Bac +2 / Bac +3 en gestion immobilière, gestion administrative ou PME-PMI

• Expérience minimale de 3 ans sur un poste similaire, idéalement en promotion immobilière ou aménagement

• Bonne compréhension des enjeux administratifs, réglementaires et opérationnels d’un projet immobilier

• Notions en droit de l’urbanisme et de la construction appréciées

• Maîtrise des outils bureautiques ; la connaissance de Leizee, Primpromo ou d’un ERP immobilier est un plus

Vos atouts

• Rigueur, sens de l’organisation et fiabilité

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

• Qualités relationnelles et rédactionnelles

• Autonomie, esprit d’équipe et sens du service

• Capacité d’adaptation dans un environnement exigeant et transverse

En pratique

• Contrat : CDI - Statut employé - 39h

• Rémunération annuelle brute indicative : à partir de 32 K€, selon profil et expérience

• Convention collective Promotion Immobilière - IDCC 1512

• Localisation : 10 rue Françoise d’Eaubonne - 31500 TOULOUSE